Kirjeenvaihtajalta: ARIVACin hallinnollista koordinointiaManilassa

Kirjeenvaihtajalta: ARIVACin hallinnollista koordinointia Manilassa

Kansanterveyslaitoksen koordinoiman ARIVAC-projektin kautta kulkeva rahamäärä vastaa keskisuuren suomalaisen yrityksen liikevaihtoa, noin puolitoista miljoona euroa vuodessa. ARIVAC on kansainvälinen projekti, jonka partnereina ovat filippiiniläiset, suomalaiset, ranskalaiset, englantilaiset, australialaiset, bangladeshilaiset, indonesialaiset ja amerikkalaiset. Suuressa tutkimusprojektissa tarvitaan luonnollisesti paljon muitakin henkilöstön voimavaroja kuin varsinainen tieteellinen osaaminen, myös hallinto vaatii asiantuntijuutta. Näin varsinkin, kun projekti on pääasiassa ulkopuolisen rahoituksen varassa. EU DG Research on projektin päärahoittaja, muita rahoittajia ovat tai ovat olleet Suomen ulkoasiainministeriö Suomen ja Filippiinien välisen kahdenvälisen sopimuksen sekä järjestöjen kehitysyhteistyörahojen kautta, Suomen Akatemia, Melinda ja Bill Gates säätiön lastenrokotusrahastoa hallinnoiva PATH, WHO, Global Alliance for Vaccines and Immunization GAVI sekä muut pienemmät säätiöt.

ARIVAC-projekti tutkii 11-valenttisen pneumokokkikonjugaattirokotteen tehoa vakavan keuhkokuumeen ehkäisemiseksi alle viisivuotiailla lapsilla Kaakkois-Aasiassa. Päätutkimus Filippiineillä on edennyt kliinisen rokotetutkimuksen kolmanteen vaiheeseen. Tämän vuoden joulukuussa lapsia on suunnitelmien mukaan tullut mukaan tutkimukseen tarvittavat 12 190. Päävastuu tutkimuksen käytännön toteuttamisesta on Filippiinien terveysministeriön alaisella trooppisten tautien tutkimuslaitoksella, Research Institute for Tropical Medicine (RITM). Filippiineillä ARIVAC työllistää suoraan 92 terveysalan ammattilaista (lääkäreitä, biostatistikkoja, tiedonhallinnan taitajia, terveydenhoitajia, sairaanhoitajia, kylmäketjupäällikkö, jne.), lisäksi tutkimuslaitoksen omista tutkijoista 24 on mukana tutkimuksessa.

Hallinnollinen koordinointi tärkeää

Tutkimuksen hallinnollinen koordinointi pitää sisällään ensisijaisesti kaikkea mahdollista ei-tieteellistä työtä, mikä mahdollistaa tutkimusprojektin sujumisen ja toisaalta vapauttaa tutkijoiden ajan itse tieteen teolle. Kun rahoitus tulee useasta lähteestä, suurimman osan hallinnollisesta työstä muodostaa rahoitussopimusten hallinto, joka koostuu koko sopimuksen elinkaaresta: budjetin valmistelu, toteutuksen seuranta ja dokumentointi, varojen siirtojen koordinointi partnereille, raportointi rahoittajille, erilaisten sopimusmuutosten koordinointi rahoittajien ja partnereiden kanssa sekä yleinen yhteydenpito ja viestintä eri osapuolten välillä. Tieteellisen projektin hallinnollinen koordinointi on luonnollisesti riippuvainen tieteellisistä suunnitelmista ja tavoitteista sekä itse tutkimustoiminnoista, minkä tähden tieteellisen ja hallinnollisen koordinaattorin sujuva yhteistyö on välttämätöntä.

Koska EU:n puiteohjelmat mahdollistavat rahoituksen vain lyhyelle aikavälille (23 vuotta), ARIVAC-sateenvarjon alla hallinnoidaan tällä hetkellä neljää eri EU-sopimusta. Ne kuuluvat kolmeen eri puiteohjelmaan (4., 5. ja 6.) , joilla kaikilla on omat, erilaiset hallinnolliset vaatimuksensa. Rahoitusinstrumenttien viidakko kuudennessa puiteohjelmassa olisi tarjonnut uusiakin mahdollisuuksia, mutta ARIVACin tieteelliset tutkimustavoitteet saavutetaan parhaiten perinteisten rahoitusinstrumenttien avulla. STREP-rahoitusinstrumentti (Specific Targeted Research or Innovation Projects) on tarkoitettu erityiskohteiden tutkimukseen. Tutkimushallinnon tieteellisen koordinaattorin osana on muokata oma tutkimus rahoitusintrumentin ja itse ehdotuspyynnön (Call for Proposals) vaatimusten mukaiseksi.

Rahoitushakemuksia

Toimin tällä hetkellä ARIVACin hallinnollisena koordinaattorina Filippiineillä. Työnantajani on edelleen Kansanterveyslaitos, mutta opetusministeriön CIMOn (Center for International Mobility) myöntämän virkamiesvaihdon yksilötuki mahdollistaa taloudellisesti puolen vuoden virkamiesvaihdon. Perehdyn filippiiniläiseen projektin johtamiskulttuuriin ja siihen liittyvään lainsäädäntöön sekä hankin tietoja ja taitoja monikulttuurisen projektin johtamiseen. Tarkoituksena on ottaa filippiiniläiskollegat entistä enemmän mukaan uusien rahoitushakemuksien tekoon. Sekä henkilöresurssien ja ajan puutteen vuoksi tilanne on ollut tähän asti liiankin yksipuolinen, jolloin KTL ARIVACin koordinaattorina on joutunut laatimaan muidenkin partnereiden osuuden hakemuksista. Viime kädessä vastuu rahoituksen hankinnasta ja projektin sujuvasta jatkumisesta on koordinaattorin, mutta mitä enemmän muut partnerit ymmärtävät EU:n sopimuslogiikasta ja sen raportoinnista, sitä helpompaa myös itse koordinointi on.

Toimenkuvani täällä muodostuu hyvin pitkälle samoista asioista kuin Suomessakin eli ARIVAC-projektin hallinnollisesta koordinoinnista. Hyvien sähköpostiyhteyksien ja tekstiviestien ansiosta yhteydenpito Suomeen on tiuhaa ja päivittäistä. Lisäksi ARIVACin Suomen hallintotiimin (1,5 henkilöä) kanssa pidämme lyhyitä puhelinpalavereja. Toisaalta rahoittajien vaatimat monet selvitykset ja dokumentit, joita koordinaattori joutuu partnereiltaan pyytämään, on projektin operationaalisesta päämajasta RITM:stä käsin paljon helpompaa hoitaa. 

Ensimmäisen kuukauden olen työskennellyt Manilassa, mutta myöhemmin aion tutustua tarkemmin projektin kenttätoimintoihin Keski-Filippiineillä sijaitsevalla Boholin saarella. Kenttätoimistolla ja yhteistyösairaalalla on tietysti oma ARIVAC-hallintonsa, jota RITM koordinoi paikallisesti. Tavoitteenani ei ole varsinaisesti kehittää tai parantaa paikallista projektihallintoa, vaan seurata ja tarkkailla sitä oman työni ohessa. Paikalliset kollegat ovat hyvin avoimia ja ovat toivottaneet myös kehitysideat tervetulleiksi.
 

Torun Eklund,
Hallinnollinen koordinaattori ARIVAC-projekti Alabang, Metro Manila